La digitalización de los hoteles: todas las claves

La digitalización en hoteles engloba todas las medidas tecnológicas orientadas a sustituir procesos manuales, mejorar la eficiencia y ganar tiempo para ofrecer un mejor servicio. En muchos casos, esto se logra mediante el uso de un software o ERP especializado en el sector hotelero, que permite optimizar tareas tanto operativas como administrativas.

Desde la automatización de reservas hasta herramientas internas como horarios digitales y control de presencia mediante dispositivos móviles, el concepto de «hotelería 4.0» representa un cambio estructural que mejora tanto la gestión como la capacidad de adaptación al mercado. 

Más del 35 % de las reservas ya se realizan online^[1], lo que pone de manifiesto la necesidad urgente de fortalecer la presencia digital en el sector hotelero.

^[1] https://es.statista.com/estadisticas/948527/porcentaje-de-reservas-de-hotel-realizadas-a-traves-de-agencias-de-viajes-online-en-espana/

Reservas

Hoy en día, la mayoría de los viajeros busca y reserva su alojamiento online. Por ello, es fundamental ofrecer un sistema de reservas directo y eficaz en la web del hotel.

Desde ese mismo canal, los chatbots pueden atender consultas las 24 horas, los 7 días de la semana. Esto acorta los tiempos de espera para los huéspedes y permite al personal centrarse en interacciones más complejas que aportan valor al servicio.

Llegada

El check-in digital mediante app o web sustituye las colas y los formularios en papel, aportando ventajas tanto en términos de sostenibilidad ambiental como en eficiencia operativa del personal. Además del personal de recepción, se pueden implementar sistemas de auto check-in y check-out, que agilizan aún más el proceso.

También es posible crear perfiles de usuario que guarden las preferencias del huésped, como tipo de almohada, temperatura de la habitación o detalles de bienvenida. Esto resulta especialmente útil para clientes habituales.

Otra solución cada vez más común son los conserjes digitales: pantallas interactivas disponibles en zonas comunes que ofrecen información del hotel y de la zona, y permiten al huésped reservar fácilmente restaurantes, tratamientos de spa, servicios de belleza o solicitar un taxi. Estas herramientas alivian la carga del personal de recepción y facilitan un equilibrio eficaz entre automatización y atención personalizada, como ocurre en muchos hoteles automatizados actuales.

Estancia

Los sistemas CRM y ERP en el sector hotelero permiten al equipo de servicio conocer al detalle las preferencias del huésped. Por ejemplo, en el restaurante, el personal puede saludar al cliente por su nombre, saber de antemano cuál es su plato favorito y ofrecer recomendaciones personalizadas.

Gracias a la tecnología para hoteles, se pueden crear experiencias modernas, cómodas y perfectamente adaptadas. Algunas funciones destacadas incluyen:

• Mostrar un mensaje de bienvenida personalizado en la televisión al llegar a la habitación.

• Permitir el control de la temperatura, la iluminación o el entretenimiento desde una app o mediante comandos por voz.

• Usar chatbots en la habitación para responder a preguntas frecuentes o gestionar solicitudes de forma inmediata.

Todo esto contribuye a la creación de un entorno más intuitivo y agradable para el huésped, mientras optimiza el trabajo del equipo.

Salida

El mismo sistema que gestiona el check-in permite un check-out digital sin contacto y sin esperas. Al salir, el código de acceso de la habitación se desactiva automáticamente y se envía una notificación al servicio de limpieza para que pueda organizarse de forma más ágil.

La factura se genera y envía automáticamente, y tras la salida se programa un correo de agradecimiento que puede incluir un enlace a una plataforma de valoraciones. Este proceso está completamente automatizado, por lo que no requiere ninguna acción adicional por parte del hotel.

La digitalización hotelera es un factor decisivo para la evolución del sector. Gracias a ella:

• Se automatizan procesos internos.

• Se ofrecen servicios más personalizados.

• Se mejora la eficiencia operativa.

• Se mejora la agilidad para adaptarse a nuevas demandas.

Aun así, el factor humano sigue siendo esencial. Aunque un hotel pueda considerarse, en algunos aspectos, automático, debe complementar siempre el trato personal, clave para una experiencia auténtica e inolvidable.

Aunque representa una gran oportunidad para mejorar la eficiencia y la experiencia del huésped, la digitalización hotelera también conlleva ciertos retos que no deben subestimarse. 

En muchos casos, el miedo al cambio hace que los hoteles posterguen decisiones clave. La incertidumbre ante posibles complicaciones técnicas o inversiones elevadas puede frenar el avance hacia un modelo más moderno de hotel automático o automatizado.

Superar estos obstáculos requiere decisión y un enfoque estratégico. Entre algunos aspectos clave se incluye:

• Definir una estrategia clara con objetivos realistas: Sin una planificación adecuada, la digitalización del hotel puede resultar confusa o incluso contraproducente.

• Involucrar al personal desde el inicio: Los equipos conocen mejor que nadie los procesos diarios y pueden ofrecer ideas prácticas para optimizar operaciones.

• Transmitir que la tecnología no reemplaza, sino que complementa: Los sistemas digitales no eliminan el trato personal, sino que liberan tiempo para ofrecer un servicio más cercano y de mayor valor.

• Fomentar la aceptación interna: Si no se comunica bien el propósito de los cambios, pueden surgir resistencias que dificulten la implementación. Es fundamental generar confianza y mostrar los beneficios concretos para el equipo.

• Apostar por sistemas abiertos y compatibles: Muchas dificultades surgen por la falta de integración entre plataformas. Una arquitectura tecnológica flexible permite incorporar nuevas soluciones sin fricciones y aprovechar todo el potencial de la digitalización. Por ejemplo, al apostar por ERP específicos para el sector hotelero.

Con una visión clara y una gestión del cambio bien dirigida, la digitalización hotelera se convierte en una inversión estratégica de alto impacto.

El sector hospitality evoluciona a gran velocidad —y en este contexto, no apostar por la digitalización es quedarse atrás. Pensando en la eficiencia operativa y el bienestar del personal, ADA Cosmetics presenta Refillution, una solución innovadora que permite automatizar el rellenado de amenities en el área de housekeeping hotelero.

Gracias a esta tecnología, el rellenado de productos de cuidado se vuelve más higiénico, seguro y rápido que nunca. Sin derrames, sin residuos plásticos, sin complicaciones: solo un sistema inteligente que simplifica el proceso operativo y alivia la carga del equipo.

Nuestro sistema de cartuchos sellados garantiza una dosificación exacta y evita cualquier riesgo de contaminación. Dispensadores como SmartCare pueden recargarse en cuestión de segundos, sin interrumpir el ritmo del trabajo.

Porque su equipo debe centrarse en lo que realmente importa: el cuidado de sus huéspedes.

Ventajas clave de Refillution:

• Rellenado limpio, seguro y sin derrames

• Dosificación precisa con cartuchos sellados

• Reducción de residuos plásticos

• Ahorro de tiempo y esfuerzo para el housekeeping

• Compatible con sistemas como SmartCare

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